0.4 Overhead

Wat wilden we bereiken?

• De gemeente wordt ervaren als een open en toegankelijke organisatie, communiceert in begrijpelijke taal en organiseert betrokkenheid door goede informatieverstrekking over plannen en uitvoering van beleid.
• Een zo effectief en efficiënt mogelijke inzet van onze (financiële) middelen om zoveel mogelijk voor de lokale samenleving tot stand te kunnen brengen.
• Informatievoorziening en ICT is een belangrijk middel om onze dienstverlening op een kwalitatief goed niveau te houden.
• Een gerenoveerd gemeentekantoor dat beschikt over een diversiteit aan werk- en vergaderplekken met een passende inrichting die activiteitgerelateerd en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maakt.
• Dienstverlening die voldoet aan de eisen van de burger en de omgeving, maar ook aan de eisen van het recht.  
• Verbindende en verantwoordelijke medewerkers die zich duurzaam kunnen ontplooien en waarbij hun talenten nog beter worden ingezet zodat zij optimaal gericht zijn op de verbinding met inwoners en met elkaar.

Wat zouden we er voor doen?

• Op het vlak van communicatie zetten we reguliere middelen in, nemen deel aan de campagne Direct Duidelijk en actualiseren de gemeentelijke huisstijl. Daarnaast zijn we alert op mogelijkheden om in gesprek te komen met inwoners en aan te sluiten bij bijeenkomsten die door anderen worden georganiseerd.
• Efficiënte inzet van middelen wordt bevorderd door verantwoording van de realisatie van doelen en activiteiten, het onderzoek van doelmatigheid en doeltreffendheid vast onderdeel maken van de herijking van beleid en de inzet van instrumenten als interne controle.
• We implementeren de digitale agenda 2020, faciliteren vanuit ICT het activiteitgerelateerd en plaatsonafhankelijk werken en dragen zorg voor informatieveiligheid door uitvoering van de Baseline Informatiebeveliging Overheid, actualiseren en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid en uitvoering van de audits in het kader van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit.
• Het belang van informatievoorziening krijgt invulling door het opstellen en uitvoering van het informatiebeleid, verbetering van de kwaliteit van de informatie en zaakgericht werken invullen om de klantprocessen efficiënter te maken.
• Na de oplevering van het verbouwde gemeentekantoor organiseren we een open dag.
• Het realiseren van een systeem voor juridische kwaliteitszorg. Gebruik maken van informatie uit bezwaarschriften en klachten om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.
• Bewust en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van betrokkenen.
• De gesprekscyclus en de middelen voor opleiding worden ingezet voor voortdurende ontwikkeling van onze medewerkers. Daarnaast kijken we voortdurend waar zich kansen voordoen om door samenwerking bij te dragen aan de realisering van onze ambities door gezamenlijke uitvoeren van taken, organiseren van opleidingen en trainingen of inzetten van instrumenten als traineeships.

Wat hebben we gerealiseerd?

• De bedrijfsvoering is in allerlei opzichten geraakt door de coronacrisis en de maatregelen om het virus te bestrijden. In technische zin zijn korte slagen gemaakt door medewerkers te faciliteren om thuis te kunnen werken. Het digitale werken en het wegvallen van de collegiale contacten heeft gevolgen voor de productiviteit.
• Het leven van de mensen is fors beïnvloed. Dat geldt zeker ook voor onze medewerkers. Het is zoeken naar de balans tussen werk en privé. De veerkracht en flexibiliteit van onze mensen is groot gebleken.
• In lijn met de campagne Direct Duidelijk hebben we een Gennepse schrijfwijzer ontwikkeld. Hierin staan duidelijke richtlijnen en afspraken om brieven, e-mails en andere teksten op B1-niveau te schrijven. 12 taalmaatjes hebben een uitgebreide training gevolgd en zijn de ambassadeurs in de organisatie.
• De gemeentelijke huisstijl is in het najaar van 2020 vernieuwd. De meest gebruikte huisstijldragers waren in oktober gereed. Geleidelijk vernieuwen we de resterende huisstijldragers.
• Tijdens netwerk- en bewonersbijeenkomsten gaan we in gesprek met inwoners. Tijdens de coronacrisis organiseren we dit ook online. Goede informatievoorziening - onder meer via de website - staat hierbij aan de basis. De gemeenterubriek wordt huis-aan-huis bezorgd en op de digitale nieuwsbrief voor inwoners die in maart 2020 is geïntroduceerd zijn ruim 600 personen geabonneerd.
• Het systeem van juridische kwaliteitszorg wordt stapsgewijs uitgevoerd. Door de coronacrisis  is een aantal juridische processen versneld (verder) gedigitaliseerd, zoals bijvoorbeeld het digitaal horen van bezwaarmakers en klagers. Informatie uit het bezwaar- en klachtproces wordt gebruikt ter verbetering van de kwaliteit van dienstverlening.
• De verbouwing van het gemeentekantoor is gereed. Ook de aanpassingen aan de publiekshal zijn opgeleverd.
• De open dag  na oplevering van het verbouwde gemeentekantoor is vanwege de coronacrisis uitgesteld tot een nader te bepalen tijdstip.
• Tijdens de verbouwing is het overgrote deel van de medewerkers voorzien van faciliteiten voor plaatsonafhankelijk werken. Mede hierdoor heeft het thuiswerken tijdens de coronacrisis niet geleid tot continuïteitsproblemen.
• Project implementatie archiefbeheersysteem is gestart en loopt volgens planning (voor het digitaal aanbieden van archiefmateriaal).
• Voor de verbetering van de kwaliteit van informatie zijn verschillende Cognosrapportages gerealiseerd die zowel applicatiebeheer, informatiebeheer als sociaal domein hierbij ondersteunen. Bijvoorbeeld voor contracten en noodsteun ZZP.
• Voor de informatievoorziening is een toekomstvisie uitgewerkt. Deze is opgenomen in het vastgestelde informatiebeleid 2020-2024. Een belangrijk thema is digitale dienstverlening.
• Om veilig te kunnen vergaderen met bijvoorbeeld inwoners, partners en collega’s, heeft de gehele organisatie de beschikking gekregen over een centrale oplossing voor digitaal vergaderen (Microsoft Teams). Daarnaast is er een securityscan uitgevoerd op het gebied van technische informatiebeveiliging om de beheersmaatregelen te prioriteren.
• Het zaaksysteem Djuma en de werkprocessen Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet zijn onderworpen aan een Data Protection Impact Assessment (DPIA).  Het systeem en de processen voldoen aan de AVG. De (minimale) aanbevelingen uit het rapport zijn omgezet in maatregelen om persoonsgegevens nog beter te beschermen. Door middel van workshops en het (maandelijks) delen van een thema is een duurzaam proces voor bewuste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens geborgd in de organisatie.
• Voor de verbetering van de toegankelijkheid van informatie is de meest actuele serie van persoonskaarten gedigitaliseerd en ingelezen in het archiefbeheersysteem. Het oude zaaksysteem (Verseon) is opgeschoond. Wettelijk gezien (omgevingswet) dient een gemeente software te hebben voor het maken en/of wijzigen, beheren en uitwisselen van de omgevingsdocumenten en moet deze kunnen communiceren met de landelijke voorziening. Het invoertraject voor deze software is gestart.
• Met Strategische Personeelsplanning krijgen we zicht op de gewenste toekomstige personele bemensing  zowel kwantitatief als kwalitatief. Dit moet leiden tot concrete acties om het personeel binnenhalen, te binden en te ontwikkelen.
• Er is met behulp van de Rapid Impact Contracting methode invulling gegeven aan het thema duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen.
• Om de rechtmatigheid te borgen van langdurige overeenkomsten is op basis van een risico-analyse een tijdspad uitgezet (voor een periode van 3 jaren) zodat contracten opnieuw aanbesteed kunnen worden.

Beleidsindicatoren